Pengertian Notula
Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan selama rapat berlangsung. Notula biasanya dikerjakan oleh sekretaris organisasi (lembaga) yang mengadakan rapat, atau seorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu. Notula merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik. Karena itu harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas.
Bentuk dan Urutan Notula
Lazimnya bentuk notula sudah tertentu, tetapi ada pula organisasi atau lembaga yang membuat notula menurut caranya sendiri. Notula yang lengkap biasanva berisi hal-hal seperti di bawah ini. Tetapi ada pula organisasi yang menyimpang dari urutan-urutan ini:
Sifat Notula
Sekretaris harus menyiapkan notula segera setelah rapat usai dan dapat membacakan kembali pokok-pokok persoalan beserta latar belakangnya. Mungkin catatan-catatan itu tergesa-gesa dibuat. sehingga kurang lengkap. Notula harus obyektif tanpa tambahan yang tidak langsung mengenai persoalannya Notula sebaiknya diketik sesuai dengan keperluan.
Usul/Saran
Nama peserta yang mengajukan usul/saran dapat dicantumkan dalam notula. Tetapi nama-nama pendukung tidak perlu ditulis. Usul-usul atau saran-saran yang diterima atau ditolak perlu juga dicatat. Tentang pungutan suara dapat dipakai cara dengan mengacungkan tangan, berdiri atau dengan menulis pada selembar kertas. Kemudian dicatat berapa yang setuju dan berapa yang tidak setuju.
Distribusi Notula
Jika rapat eksekutif atau rapat dalam kelompok, maka notula rapat yang terdahulu kadang-kadang perlu dibagikan kepada para peserta sebelum rapat dimulai. Sebelum dibagikan notula itu harus diperiksa dulu kecermatan dan kelengkapannya.
Notula mungkin dibuat seperlunya untuk dibagi-bagikan kepada para peserta. Dengan demikian para peserta rapat dapat mengetahui lebih dahulu apa yang akan diperbincangkan dalam rapat nanti, jika persoalannya ada kaitannya dengan rapat terdahulu. Kadang-kadang ada peserta yang mengusulkan agar notula dibacakan sebelum rapat dimulai, karena isi notula itu akan tetap segar dalam ingatan.
Dengan membaca lebih dahulu notula yang diterima, semua peserta dapat memikirkan bahan-bahan apa dan informasi yang bagaimana yang akan dibicarakan dalam rapat yang akan diselenggarakan nanti. Kerja kelompok akan lebih sempurna, dengan demikian tidak perlu lagi membacakan notula dalam rapat nanti. Setiap peserta dapat membaca, jika ada kesalahan dapat mengusulkan perbaikannya dalam rapat nanti.
Perbaikan Notula
Jika notula tidak dibagi-bagikan, maka harus dibacakan lebih dahulu dalam rapat untuk diadakan koreksi. Jika perbaikan yang mungkin ada diterima, maka sebaiknya ditulis dengan tinta merah. Jika sudah diterima oleh rapat, maka tidak boleh diadakan perubahan-perubahan lagi.
Pada bagian bawah notula, sekretaris/notulis harus memberikan tanda tangan dan berikut nama dan jabatannya. Kata "diperbaiki" disertai dengan tanggal ditulis/diketik di bawah, tanda tangan di bagian kiri, dan ditanda-tangani oleh sekretaris dan pimpinan.
Contoh Notula
Contoh pembuatan notula resmi (tunggu artikel berikutnya.)
Click for Komentar